Dans la plupart des sociétés qu’on accompagne, la gestion des déplacements repose sur une seule personne. Une assistante de direction, parfois un office manager, qui jongle entre les horaires d’avion des commerciaux, l’arrivée d’un client étranger et les notes de frais froissées qu’on lui rend trois semaines plus tard.
Un taxi entreprise Lyon, vu de ce poste-là, ce n’est pas une course de temps en temps. C’est une organisation qui doit tenir sans qu’on ait à s’en occuper.
Ce que les entreprises nous demandent, concrètement
Trois besoins reviennent en boucle.
Le premier, ce sont les transferts vers l’aéroport et vers la Part-Dieu. Un commercial qui part à Toulouse le mardi matin et rentre le mercredi soir, un dirigeant qui enchaîne trois villes dans la semaine. Rien de complexe, mais il faut que ce soit à l’heure, tous les jours, sans relance.
Le deuxième, c’est l’accueil de visiteurs. Un client qui vient de Francfort ou de Milan, qu’on ne peut pas laisser chercher un taxi tout seul dans un hall d’aéroport.
Le troisième, plus rare mais très demandé quand il l’est, c’est la mise à disposition. Une demi-journée, une journée entière, avec un véhicule et un chauffeur qui restent disponibles entre les rendez-vous.
La mise à disposition, mal connue et souvent mal utilisée
Le principe est simple : vous ne payez pas un trajet d’un point A à un point B, vous réservez du temps.
C’est la formule qui convient quand une délégation enchaîne quatre visites de sites dans la journée, quand un dirigeant a des rendez-vous éclatés dans l’agglomération, ou quand il faut faire des allers-retours entre un hôtel et un lieu de séminaire.
L’avantage n’est pas seulement pratique. Entre deux rendez-vous, les affaires restent dans le véhicule, personne ne cherche où se garer, et si la réunion déborde de vingt minutes, ça ne remet rien en cause.
Ce qu’il faut anticiper, en revanche, c’est la durée. Une mise à disposition se réserve à l’avance, pas la veille au soir, surtout en période de salons.
La facturation, le vrai sujet
Si vous demandez à un service administratif ce qui pose problème avec les taxis, il ne vous parlera pas du confort des véhicules. Il vous parlera des justificatifs.
Une entreprise qui règle chaque course individuellement se retrouve avec des dizaines de tickets à rapprocher, des notes de frais à valider, des salariés qui avancent l’argent et des reçus perdus. Multipliez par douze mois et vous avez un poste administratif entier consacré à des courses de trente euros.
Un compte entreprise change la logique. Les courses sont enregistrées au fil de l’eau, avec le nom du passager et le motif si vous le souhaitez, et vous recevez une facture récapitulative unique. Un seul document à traiter, un seul paiement, un suivi lisible par service ou par collaborateur.
Pour les sociétés qui ont des déplacements réguliers, c’est souvent le premier argument, avant même le prix.
Un point fiscal qui surprend beaucoup de dirigeants
Autant le dire tout de suite : la TVA sur le transport de personnes n’est pas récupérable. C’est une exclusion prévue par le Code général des impôts, et elle vise aussi bien le taxi que le train, l’avion ou le VTC.
Beaucoup de gestionnaires le découvrent en réunion avec leur comptable, parfois après avoir déduit la TVA pendant des mois.
Il existe toutefois une exception qui mérite d’être connue, parce qu’elle concerne directement des situations qu’on rencontre dans l’Est lyonnais. Les transports effectués en vertu d’un contrat permanent conclu par une entreprise pour amener son personnel sur le lieu de travail échappent à cette exclusion. Pour un site logistique dont les équipes prennent leur poste avant les premiers bus, ce n’est pas un détail.
Je ne suis pas comptable et je ne vais pas jouer à l’être : si votre entreprise est dans ce cas de figure, c’est une question à poser à votre expert-comptable, avec les textes sous les yeux. Mais elle vaut la peine d’être posée.
À noter par ailleurs que la dépense elle-même reste une charge déductible du résultat, TVA ou pas. C’est la récupération de la taxe qui est bloquée, pas la déductibilité de la dépense.
Accueillir un client, c’est déjà commencer le rendez-vous
Il y a une différence entre envoyer une adresse d’hôtel par mail et faire prendre en charge quelqu’un à sa descente d’avion.
Concrètement, pour un visiteur qui arrive à Saint-Exupéry, ça veut dire une prise en charge annoncée, un chauffeur qui parle anglais, et un véhicule propre à l’heure convenue. Le vol a du retard, le chauffeur le sait et attend. Le client ne cherche rien, ne fait la queue nulle part.
C’est le genre de détail dont les gens se souviennent, souvent plus que du contenu de la présentation.
Quand vous réservez pour un tiers, donnez-nous son nom, son numéro de vol ou de train et un numéro de portable. On s’occupe du reste, et vous recevez confirmation que la prise en charge a bien eu lieu.
Le terrain, ici, a ses particularités
L’Est lyonnais n’est pas un quartier d’affaires classique, et ça change beaucoup de choses.
Le Parc technologique de Saint-Priest, les zones d’activité de Genas et de Chassieu, les plateformes logistiques autour de l’aéroport : ce sont des sites étendus, mal desservis en transports en commun aux heures décalées, avec des bâtiments qui se ressemblent tous et des entrées qui ne sont pas toujours là où le GPS les place.
Un chauffeur qui connaît ces zones ne perd pas dix minutes à chercher le bon bâtiment sur un parc de vingt hectares. C’est un avantage invisible sur le devis et très réel un lundi matin quand un train part dans quarante minutes.
Eurexpo mérite une mention à part. Les jours de salon, les accès saturent, les parkings se remplissent tôt et les sorties se font en masse en fin de journée. Sur ces dates, mieux vaut caler les prises en charge à l’avance et prévoir des points de rendez-vous précis plutôt que le hall principal.
Déplacer une équipe, ce n’est pas déplacer une personne
Dès qu’on dépasse quatre passagers, la logique change. Réserver deux véhicules pour six personnes, c’est doubler les points de rendez-vous, doubler les risques de retard et diviser le groupe pendant le trajet, ce qui est rarement ce que l’on veut avant une réunion.
Un véhicule sept places règle la plupart de ces situations : un séminaire à l’extérieur, une équipe qui rejoint un salon, un comité de direction qui part ensemble à l’aéroport. Il y a aussi la question des bagages, qu’on sous-estime toujours. Six personnes en déplacement de deux jours, ce sont six valises cabine plus le matériel de démonstration, et un monospace standard atteint vite ses limites.
Pour ces courses-là, précisez le nombre exact de passagers et le volume de bagages au moment de réserver. Ce n’est pas une formalité administrative, c’est ce qui détermine le véhicule qu’on prépare.
Mettre en place un compte, en pratique
Ça ne demande pas grand-chose. Le nom de la société, l’adresse de facturation, les coordonnées de la personne qui centralise les demandes, et le mode de règlement souhaité.
Ensuite, la réservation se fait par téléphone ou par message, et la facture arrive une fois par mois. Pour les besoins récurrents, comme une navette régulière ou des transferts hebdomadaires, on peut caler les créneaux à l’avance sur plusieurs semaines.
AB Taxi travaille avec des entreprises de Saint-Priest, Genas, Chassieu, Décines, Bron et Meyzieu, en course simple comme en mise à disposition, avec véhicules jusqu’à sept places pour les déplacements de groupe. Paiement par carte, virement ou facturation mensuelle selon ce qui vous arrange.
Pour ouvrir un compte ou simplement en discuter, appelez Brahim au 06 67 91 92 19.
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